人手不足は「定型業務」を見下す管理職のせいかもしれない（ダイヤモンド・オンライン）赤かぶ

人手不足は「定型業務」を見下す管理職のせいかもしれない（ダイヤモンド・オンライン）
http://www.asyura2.com/17/hasan124/msg/425.html
投稿者赤かぶ日時 2017 年 11 月 07 日 16:55:14: igsppGRN/E9PQ　kNSCqYLU

人手不足は「定型業務」を見下す管理職のせいかもしれない
http://diamond.jp/articles/-/148020
2017年11月7日　田村夕美子　ダイヤモンド・オンライン

人手不足が常態化し、特に間接部門の経理部への増員は、極めて厳しい状況です。管理職でも、“プレイングマネージャー”として実務をこなしている会社は、珍しくありません。そうした状況を打開する機会は、あまり気の進まない「定型業務」に隠れています。（田村夕美子　ビジネス作家・経理環境改善コンサルタント）

人手不足の中で
頭を抱える経理管理職

　老舗の製造業にて経理課長として働く、Ａさん（40代男性）も、プレイングマネージャーの一人です。

「月末は、特に定型業務で忙しい。私ですら伝票入力やファイリングなど、部下と同じ仕事をこなす時があります。人手不足なので残業手当が付かない私が仕事を手伝うことで、部下の残業を減らしています…（苦笑）」

　その場しのぎの手伝いは人手不足の解消にはつながりませんし、本来、課長職は部下の成長の後押しも担わなければなりません。

　すぐに人手を増やせないならば、部員一人ひとりの能力を底上げするしかありません。前回の記事でも触れたように、マネージャーは、部下の潜在能力を更に発揮させ、生産性の向上を図り、収益・利益に直結させる仕事を経理部隊に遂行してもらうように働きかけるのが必然です。今回は “定型業務”のテコ入れ方法をお伝えします。

定型業務の付加価値を
上げる方法

“定型業務”には様々な種類があります。まずは、「日次・月次・年次」に整理しましょう。
● 日次業務→　現預金管理、仕訳伝票入力、各種精算業務、等…
● 月次業務→　支払業務、売上集計、仕入・経費集計、月次実績集計、残高照合等…
● 年次業務→　各種決算業務、申告書作成

　これらは多くの経理パーソンにとって、“日々代わり映えしないもの”であり、どちらかと言えば、あまりやりたくない仕事かもしれません。しかしながら、定型業務は、収益・利益に直結した付加価値の高い仕事になり得るのです。

　ここで、定型業務を見事に昇華させた二人の経理スタッフの例をご紹介しましょう。

　まずは、情報通信会社で働く、経理のパート社員Ｂさん（女性40代）。定型業務の中の“日次業務”にあたる伝票入力の担当者です。経理は二十年選手。派遣社員として、様々な業種の経理畑を歩んだ経験があるせいか、色々な角度から情報を眺められるようです。

「伝票入力は、なるべく溜めずに処理します。そして、月次で締めたら、私なりに分析しています。伝票一枚を眺めても、気づくことなどほんのわずかですが、長いスパンで見ると重要なことに気づきます。1ヵ月分の伝票をデータベース化して分析するうちに、特定の見込み客への接待費用が増えていることや、顧客が求める自社の商品の傾向が判ったこともありました。うちの会社は同じ材料を異なる業者から仕入れているため、単価のばらつきにも気づきました。こうした分析は会計ソフトを使えば簡単です」

　Ｂさんは、伝票入力を「作業」と位置づけるのではなく、伝票は情報源だと捉え、コスト削減と収益アップの視点を持ち、気づいたことを上司にレポートしているのだそうです。

他部署と密にコミュニケーションを取るＣさん
理解ある上司が背中を押した

　次は医療福祉法人に勤務し、現預金管理を担当しているＣさん（男性30代）です。彼は学生時代にサークル活動に熱心だったせいか、コミュニケーション能力が高く、他の部署の方々とも連携しながら仕事に当っている様子です。

「残高照合には苦労しますが、伝票の提出締め切り日を早めるなど、他部署にも協力してもらっています。月末で締めたら、前月と前年同月との現預金増減の比較チェックは欠かせません。売掛金管理や仕入・経費担当者と情報交換しながら、増減の原因を探っています」

　彼は、机上の仕事で終わらせることなく、他の担当者とも連携し、それぞれの視点で、問題点の原因を探るなど、仕事の幅を広げています。営業などの他部署のマネージャーらに現状報告して、売掛金回収を促したり、掛け仕入れを徹底してもらったりと、資金繰り改善にも役立っているようです。

　以上、二人の経理スタッフは、定型業務を通して収益拡大やコスト削減、そして財務状況の改善といった経営改善に結びつく仕事をしています。なぜこのような仕事振りが実現したのでしょうか？　二人には類似点がありました。

　Ｂさん「上司にやりにくい点を相談したら、会計ソフトを積極的に入れ替えてくれました。私のレポートも役立ててくれています」

　Ｃさん「課長は、私に仕事を任せてくれます。時には注意も受けますが」

　どうやら、ポイントは、上司の理解にあるようです。部下の仕事をやり易いように環境を整え、仕事を任せる。そして部下の意見や提案に傾聴して、時には注意し、賞賛も忘れない。そんな上司の姿勢がスタッフの潜在能力を開花させ、経営改善にも繋がっているようです。

　ただ、世の中の経理マネージャーは、Ｂさん、Ｃさんの上司のような人ばかりではありません。本質を理解していない人がウエに立つこともあるのです。

ダメなマネージャーは
定型業務を軽視する

　私が社内研修の講師を勤める中で「ウチの社員は、定型業務ばかりこなして、さっさと帰る」とこぼすマネージャーに幾度か接したことがあります。彼らは口々に社員の成長を期待し、提案業務もやってほしいと言います。私も部下の成長を願うところには共感します。しかしながら、私は敢えて、以下のような抽象的な質問を投げかけるようにしています。
「定型業務をどのように考えていますか？　スタッフと定型業務の認識を確認した上でのご相談でしょうか？」

　すると、マネージャーは決まって「定型業務はいくら一生懸命やっても、収益・利益に繋がらない。効率よく進め、捻出された時間で提案業務など付加価値の高い仕事に従事してもらいたい」と答えます。「定型業務＝付加価値が低い」と、まことしやかに話すのです。実は、この認識が部下の成長を妨げています。

　定型業務は、伝票処理や資料作成といった地道な仕事の中で、取引された生のデータに触れられることが出来る大事な機会です。これを活かすことは経営改善に確実につながります。

　マネージャーは、部下に「提案」を求める前に、部下が具体的に何を感じ、何をどのように思いながら仕事をしているのかをすくい上げるのが先です。もしも、部下が仕事しにくく、時間がかかっているのであれば、そこをクリアする支援を優先させましょう。そこができていないと、提案する段階には進めません。

　そして、部下一人ひとりの潜在能力の焦点を当て、いかに変革させれば収益・利益に直結できるのか、部下自身が考え、行動してもらう「場」を提供することが必須です。

　冒頭で登場した、製造業の経理課長Ａさんが働く経理部は、本当に人手不足なのでしょうか？　ひょっとしたら、他部署の伝票の提出日が遅れるから処理が遅くなる、あるいは、昔ながらのやり方をしているから新しい手法の提案が出来ない…など、部下の話を聞けば解決する「問題」につまずき、時間がかかってしまっているのかもしれません。

　この記事を読んでいただき、自分もプレイングマネージャーになっているなと思い当たった人は行動するのみです。まずは、部下と面談し、やりにくいと感じている点をヒアリングしてみましょう。あなたの声掛けがきっかけとなり、来週から、部下の行動が変わるかもしれません。