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スキマ時間を活用するには？（※イメージ）
明日からできる！「残業ゼロ」企業が実践するスキマ時間活用法〈ＡＥＲＡ〉
http://zasshi.news.yahoo.co.jp/article?a=20160405-00000009-sasahi-life
AERA 2016年4月4日号より抜粋
労働時間を削減し、生産性を高め、社員のワーク・ライフ・バランスも充実させたい。今、多くの企業が目指す目標だ。
これを実現するために欠かせないのがスキマ時間の有効活用。わずかな時間でもムダなく使うことを積み重ねれば、大幅な労働時間短縮につながる。「働き方の見直しコンサルティング」を手がけるワーク・ライフバランス社のコンサルタント、永田瑠奈さんは言う。
「スキマ時間を使って何をすればいいのかわからない、という企業は多いですね。目の前に10分の空き時間ができたとして、そこから何をしようかと考え始めるのは非効率。スキマ時間にやる仕事を事前に準備しておくことをお勧めしています」
実際に「残業ゼロ」を実践している同社の社員たちが日常的に行っており、クライアント企業にも推奨している方法がある。「空き時間ができたらやること・やりたいこと」をリストアップし、1作業につき1枚の付箋に書いて、1カ所にまとめて貼る。あるいはスマホのメモ帳アプリなどに入力しておく。このとき、作業に要する時間の見込みも記入。空き時間ができたとき、そのリストを見ることで「10分あるからこの作業ができる」などと判断し、瞬時に取りかかれるというわけだ。
「私の場合、これとは別に『歩きながらできること』もリストアップしています。クライアントに電話したり、提案のプランを考えたりするのは歩きながらでもできますから」（永田さん）
営業職は特にスキマ時間が発生しやすい。移動中や電車の待ち時間、アポイントとアポイントの合間などだ。その時間を有効活用するのに欠かせないのが、リモートアクセス環境の整備だと永田さん。夕方、外回りから帰ってきた後に行うメールの処理やオーダーの入力などの作業が残業につながる。リモートでスキマ時間に作業できれば、出先からの直帰も可能だ。また、営業が外から電話で報告、内勤のアシスタントが入力という分業方式を導入し、大幅な残業削減に成功した企業もあるという。
仕事の中で最も無駄な時間の一つ「上司の承認待ち」を、スキマ活用で効率化した企業もある。上司は朝、一日のスケジュールを組み立て、「朝メール」で、その日の自分のスキマ時間を部下に伝える。部下はその時間に合わせて承認申請を上げる。
「申請する段階で案件の内容や経緯を説明していると時間がかかりますが、この企業では事前にメールなどで情報共有のルールを決め、申請から承認までの時間を最短にする工夫もしています」（永田さん）
（ライター・青木典子）
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