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手書きが大事（Ｃ）日刊ゲンダイ
用紙1枚、テーマは3つまで 「トヨタ式」書類のまとめ方と効果
http://www.nikkan-gendai.com/articles/view/life/163255
2015年9月1日 日刊ゲンダイ
企画書やプレゼン資料は「わかりやすい」ことが大切だ。どんなにユニークなプランでも中身が難しくては説得できない。とはいうものの、どうすれば「わかりやすい」資料が作れるのか――。そんな悩みは、実は簡単に解決できる。ポイントは「１枚にまとめる」だ。
「相手を説得しようと分厚い資料を作りがちですが、忙しい上司やクライアントはじっくり目を通す暇などありません。資料作りで大切なのは、読み手が短時間で見て内容を把握できるものになっていること。つまり、１枚にまとめることが労力的にも時間的にも効率がいいんです」
こう言うのは、「トヨタで学んだ『紙１枚！』にまとめる技術」の著書・浅田すぐる氏。かつて勤務していたトヨタでは、どんな書類も１枚にまとめるのが鉄則。当時、浅田氏の“１枚”は評判がよく、他部門までマニュアルが出回るだけでなく、直接、社長の目に触れることも少なくなかったという。
浅田氏が生み出した独自の書類フォーマットはこうだ。
「用紙はＡ４、またはＡ３で１枚。書き込むテーマは、目的、概要など３つが理想です。そして、テーマごとにフレームをつくる。フレームの中に書くことも箇条書きで３つに絞り、１行以内に収めます。テーマが３つ以上や、また２行にわたる文章は読み手の集中力を切らすので注意です」
フォントはＨＧＰ創英角ゴシックを使う。大タイトルの文字サイズは１２〜１４、フレームのタイトルのサイズは１１〜１２がベスト。フレーム内の文字サイズは１０〜１１が見やすいという。さらに、重要事項には太字や下線を引く。
■紙に書き出す作業で頭の中を整理する
“伝わる書類”フォーマットはこれでＯＫ。しかし、問題なのはココから先、「何を書くか」だ。
「（１）考えるベースとなる情報を整理（２）自分なりの考えをまとめる（３）書類の内容を誰かに伝える――の３ステップが出来ていれば、最後に資料化するのは難しくありません。その情報整理のために使うのが、“エクセル１”と名付けたフレームノートです」
Ａ５またはＢ５サイズのノートや紙を横長に置き、緑色のペンで真ん中に横線と縦線を引き、さらに縦線を２本追加すれば、８個のフレームが完成。左上のフレームに緑色のペンでテーマを書き、残りのフレームに頭に浮かんだキーワードを書いていく。ポイントは手書きで行うことだ。
「手書きで紙に書き出すことで頭の中が整理され、見ながら考えることで集中できるんです。普段、考えをまとめるのが苦手という人は、この作業を頭の中でやっているために思考が前に進まないんですね」
フレームが埋まったら、赤ペンで印をつけながら取捨選択していく。この作業を書類に各テーマごとにやれば、書くべきことが見え、スッキリ整理された“１枚”が出来上がるという寸法。
この方法を実践するようになって“残業がゼロになった”“契約数が増えた”という人が続出しているというから試さない手はない。
今日から書類は「１枚」「３つにまとめる」でいこう。
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