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株式日記と経済展望
http://www5.plala.or.jp/kabusiki/kabu84.htm
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ライブドア社長 堀江貴文（著）「１００億稼ぐ超メール術」
2004年12月3日 金曜日
◆100億稼ぐ超メール術 1日5000通メールを処理する私のデジタル仕事術
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4492501312/249-2437846-6197124
■3つの秘密兵器とは
◎日報メール＝基本的には毎日の仕事の内容を綴った日報を電子メールで流すものだが、（1）経営幹部と同じ事業部の全員が読める点、（2）日報に書き込む「仕事」にはジョブコードが付加されており、会社の原価計算に利用され、決算期のコスト算定のベースとなっている、の2点で通常の日報と大きく異なっている。事業部の全員が日報メールを読めるということは、上司が働きが悪いと、経営幹部は元より、部下にまでばれてしまう恐ろしいシステムだ。その上、働きが悪くグズグズ仕事をしていると、忽ち、担当している仕事の原価計算が上がってしまい、それがまた、周りの人間に即ばれてしまう、二重の意味で恐ろしい「秘密兵器」だ。
◎会議メーリングリスト＝会議の前に、会議の議題や資料をメーリングリストで流すことは今やIT先進企業では当たり前のことだが、ライブドアでは、それを使い、ギリギリの点まで、議題をメール上で先に詰めてしまう点が他社と大きく異なっている。堀江社長は「会議の99％は不要。大切な会議でも（事前のメールで話しが詰めてあるので）開始5分で終わり、残りの時間は新しい商売の話のブレーンストーミングに使うことが多い」と言い切るほどだ。
また、ライブドアでは会議メーリングリストの他に、メーリングリストが、職域ごとのメーリングリスト、プロジェクトごとのメーリングリスト、顧客とのメーリングリスト等、メーリングリストが社内で1000以上行き交っており、しかも、その多くに堀江社長を始めとする経営幹部が関わっていて、通常の何気ないメールのやりとりに商売のヒントを見つけた堀江社長が大きな商売へと広げてしまう事例も少なくないと言う。まさに21世紀型マネジメントの好例なのだ。
◎メール・データベースを使った情報管理術＝（1）アウトルック・エクスプレスの受信トレイをTODOリストとして使う、（2）スケジュールや稟議要求も全て、メーラーのリマインダーにセットし、該当する時間が来たら、メールで教えてくれるようになっている。もちろん、スケジュールや稟議内容は、ノート型パソコンから見られるようになっている。
（4）新聞の切り抜きの代わりに、情報メルマガを社内で作って、社内で必要な業界ニュース等がメールでチェックできるようになっている。
◆メールでのケンカは当人同士を会わせる
ここで、メールで部下を管理する際に、気をつけておくべきことを書いておこう。重要なのは、円滑なコミュニケーシヨンである。きちんとお互いの気持ちがわかったうえでなら、フランクな会語やラフを言葉遣いも許される。しかしそうした共通認識がないと、メールという媒体は誤解が生まれやすい。顔も見えないし、声も聞こえないからだ。
手軽に書け分、乱暴になったり、感情的になってしまうことも多々ある。思った意見をそのまま書いているだけなのに、相手が、「この人は自分に対して反感を抱いている」と誤解してしまうようなことは頻繁に起きる。おまけにそうした誤解がどんどん暴走すると、あっという間にケンカになってしまう。
手紙だったら、書くのに時間がかかるから、最初は腹を立てていても、.書いているうちにだんだん冷静になってくる。おまけにいちいちポストに投函しに行かなければならず、そうこうしているうちに、最初の怒りはすっかり冷めて、心も落ち着いてくる。そして、「何で自分は、あんなに腹を立てていたんだろう」と気づいて、手紙を書き直すことになる。
でもメールの場合は、そんなふうにして心を落ち着かせる暇がない。相手のメールを読んで、「許せない！」と腹が立ったら、ほんの数分で怒りの返信メールが書けてしまう。しかも送信ボタンをちょんと押すだけで、あっという間に送信できてしまうのだ。送信してしまってから、「ちょっと言い過ぎだったかもしれない」と反省しても、もう遅い。
その怒りのメールを読んだ相手は、同じように怒りをさらに増幅させて、前よりもきつい調子のメールを送り返してくる。そうなると、こっちも「言い過ぎだつたかも」という反省の気持ちはすっかり忘れて、また怒りにはらわたが煮えくりかえって、相手を糾弾するメールを送ってしまう。
そんなふうにして、メールのケンカはどんどんエスカレートしてしまうのである。電話だったら、同じように最初は怒りを爆発させたとしても、ケンカはそんなにエスカレートしない。お互いの肉声を聞いているから、だんだん相手の気持ちを考えるようになって、最後は、「まあお互いちょっと言い過ぎたけれど、これからも一緒に頑張りましょう」といったふうに矛を収めて、仲良くできる。
でもメールには、そんなふうに事態を収拾させるきっかけがなかなか作れないのである。みたいな顔文字(エモティコン)も発明されて、メールの文章に人間性を持たせる試みも行われているけれど、なかなか電話や対面で話す時のようにはコミュニケーションは円滑にはいかないものだ。
メーリングリストなどでやりとりをしていると、ケンカはどうしても避けられないものである。私は、そうしたことが起きるのはある程度は仕方ないと思っている。だから必要なのは、ケンカが絶対に起きないようにすることではなく、ケンカが起きてしまった時に、どう対処するかということだ。
ちゃんと決着できれば、ケンカが起きても何の問題もない。かえって前よりも仲が良くなって、仕事がスムーズに進行するようになるケースだってたくさんある。私はこれまでに、そんな事例をいっぱい見てきた。
では、どうやったらメールのケンカを収めることができるのか。その答えはたった1つである。「くだらないケンカをしていないで、直接会ってこい」ということだ。私はメールでケンカが起きているのを見つけたら、必ずそう指示を出している。会ってみれば、たいていのくだらない言い争いは片がつく。そうして、「こういう書き方をしたら、相手は傷つくんだな」ということがわかってもらえれば、それでいい。
言い換えれば、メーリングリスト上のケンカなんて、その程度の「売り言葉に買い言葉」でしかない。とにかく両者を直接面会させて、じっくりと話し合わせること。これしかない。もし遠隔地にいるなどして実際に会うのが難しかったら、電話で話すのでもいい。それも難しければ、インスタントメッセンジャー(105ぺージ参照)でやりとりするだけでも全然違う。とにかく同じ時間を共有して、言葉をリアルにやりとりすることが大事なのだ。
◆長文メールは早めに直させよう
インターネットが普及し始めたころに比べれば、今の若い人たちは本当にメールの文章がうまくなつた。これだけメールが発達して、毎日毎日大量のメールを読み書きしていると、みんな本当にうまくなる。簡潔に文章をまとめる能力とか、情緒的な部分を排して事務的に書く能力とかはすごく高まっていると思う。
書けば書くほどうまくなるというのは、本当である。だがその一方で、相変わらずメールの書き方が下手な人も多い。そして文章が下手な人というのは、メーリングリスト上でケンカを起こしやすいのである。
文章が下手だから、相手に気持ちが伝えきれないのである。メールの文章が下手な人というのは、たいてい文章が長い。自分が会話をしているように書いてしまうので、ひたすらダラダラと長くなってしまうのである。自分がああでもない、こうでもないと悩んでいることを、そのまま文章にしてしまう。
そしてそうした悩みが、仕事や職場、同僚への不平不満のネタになってしまう。これが、いちばん質が悪い。そういう不平不満をメーリングリストに書いて、その不平不満のターゲットが誰か特定の個人だったりすると、瞬く間にケンカになつてしまう。
ライブドアでも昔は、長い文章をメールでダラダラと書く社員が非常に多かった。もともとメールですべてのコミュニケーションを取ろうと考えている文化、風土があったから、「自分の気持ちも全部メールで表現してしまおう」と考える者が少なくなかった。
しかしそうしたやり方というのは、しょせんは会話をメールに変換しただけである。実際に会った時の会話でダラダラと長いのはまだ許せるかもしれないが、メールでダラダラした長文を読まされる方はたまったものではない。たいていの人は、そんな長いメールが来たら、まじめに読まないで放置してしまう。
そうすると、この人は部署内でどんどん浮いてしまう結果になり、組織の運営の面からもたいへん大きな問題が生じかねない事態になってくる。
では、そういう人にはどう対処したらいいのだろうか。長々と書いてきた人がいたら、そのメーリングリストを管理しているディレクターなりマネージャーなりが、メールの意味を汲み取って、「○○さんのメールは、要するにこういうことを言いたいんですよね」と返信して、その長文メールの要約を箇条書きにして並べてしまえばいいのである。
ディレクターはまるで国語の試験添削のようなことをやらされるわけだが、これはとても重要な作業だ。もしその要約・箇条書きが本人の考えていたこととずれていたとしたら、本人は、「それはちょっと違います。私の言いたいことは△△です」と返信してくるかもしれない。
そうしたら、ディレクターは再び、「なるほど、△△ということなんですね」と確認して返せばいい。そうすれば、メーリングリストに参加している他のメンバーは、この人が何を言いたいのかをきちんと把握することができる。そして同時に、そういうやりとりを繰り返しているうちに、相手のメールはだんだん短くなってくる。メールのスキルのレベルが一段階上がるのである。
それにしても、ディレクターやマネージャーなど、メーリングリストを管理・運営している人間は、たいへんな能力を求められるのである。逆にディレクターやマネージャーのML運営能力が乏しいと、もっとひどい事態を招く。
スタッフたちがMLに投稿しなくなり、何か問題があると、そのディレクターを飛び越してもっと上の上司に連絡を取ったり、あるいは同僚同士で問題を解決しようと考えてしまったり、ということになる。そんなことになったら、組織が崩壊してしまいかねない。
そう考えると、メーリングリストの管理能カは、リアルの世界での管理能カと同じといえるだろう。職場でまともな労務管理ができない管理職が、ML上で急に力を発揮することはあり得ない。逆にMLを放置してしまうような人が、職場で優秀な労務管理を行えるということは絶対にない。（P４２〜P４８）
（私のコメント）
私は毎日ネットサーフィンしていろいろなサイトを見ていますが、日本人は一般的に自分の意見を発表したがらない。「物言えば唇寒し・・・」の世界だから、意見を言っても反論が返って来ない。じゃ、相手はわかったのかと思っていたら、陰でみんなに告げ口してまわっていたということが学校時代や会社員時代によくあった。
家族同士でもなかなか会話で意思疎通が出来ない。その点がテレビドラマと現実の相違点で、言葉にして自分の意見を分かりやすく表現をすることが出来ない。身内や仲間同士ならそれでも以心伝心で何とかなりますが、他人同士や外国人相手に会話をするとなるとそのようなわけには行かない。
今話題のライブドアの堀江社長は短期間に、たて続けに本を出版していますが、忙しいのによくこれだけの本が書けるものだと思う。それというのも毎日のように５０００通ものメールをチェックして、自分自身も大量の指示をメールで発信しているからで、たて続けに出ている本も国民に対するメールを本にまとめただけに過ぎない。
私の「株式日記」も日本国民への毎日の日報のようなつもりで書いているのですが、主題さえ決まれば３０分か１時間程度でA４レポート用紙に１、２枚程度の日記は書けるようになった。だから誰でもサラリーマンでもやろうと思えばブログなどで情報発信できるはずです。
若い学生なら将来ライブドアのような会社で働く場合に、普段から文章を書く癖を付けていれば役に立つだろう。しかし「２ちゃんねる」や「阿修羅」やYAHOOなどの掲示板を見ても、長い文章を書くだけの能力を身につけていないようだ。大学生の学力も低下して中学生レベルの漢字も読み取れない。ましてや長文の読解力は本をほとんど読まないからあるはずもない。
だから堀江社長の「１００億円を稼ぐ超メール術」も多くの大学生には猫に小判で役に立ちそうもない。しかし平均レベルでは学力は落ちても、出来る人は出来るし、やる気のある人は堀江社長のように超人的な能力で新しいビジネスを開拓していけばいいのでしょう。
堀江社長は毎日５０００通のメールをチェックするそうですが、私なども多くのサイトに目を通しますが、それには長文読解力がないと多くのサイトを見たりしても時間がなくなるし、理解も出来ない。しかしそれが出来ないとネットからは十分な情報も得られないし、時間の無駄遣いになる。
結局はメールを有効に使うにしても、かなりの能力を要求されると堀江社長も書いていますが、中年以上の会社員には真似の出来ないことだ。毎日の日報一つ書かせるのも不可能だろう。しかしメールを有効に使いこなせるようになれば無駄な会議も必要なく、長時間会社に拘束されることもなく、全世界を飛び歩いていてもビジネスが可能になる。
しかし今の学校ではメールを書かせる授業はしていないようだ。佐世保では小学校６年の女児が殺人事件を起こしましたが、メールや掲示板での使い方を教師が指導できなかったからだ。またトラブルが起きたときにどのように対処するかもわからない。堀江社長の本を読んでみると国語の先生の授業のようでもあり、メールの書き方なども学校で教えられるといいと思う。
題名には必ず「阿修羅さんへ」と記述してください。